月末の納品書出力が終わらない｜AoiroAD印刷テンプレート一括出力
AoiroAD 運営事務局月末になると、受注事務の机の上には「納品書を1枚ずつ出力する」作業が山になります。受注管理のシステムから1件ずつ開き、Excelの様式に値を写し、印刷またはPDF保存して、次の1件へ。20件、30件と続くと、それだけで午前中が終わってしまった、という現場も少なくありません。
AoiroADの印刷テンプレート管理と、レコード一覧の「選択をExcel出力（N件）」を組み合わせると、この繰り返し作業をまとめて片づけられます。
1件ずつ出力する作業が、月末に集中する理由
納品書・請求書・検査成績書のような帳票は、「1取引につき1枚」が基本です。だから件数が増えるほど、出力の手間も比例して増えます。しかも月末や締め日に集中するため、他の業務と重なって残業の原因になりがちです。
- レコードを1件ずつ開いて出力ボタンを押す手間
- 出力したファイルが件数分バラバラに保存され、整理に時間がかかる
- 様式を変えたくないので、結局Excelで手直しすることになる
まず、既存のExcel様式を印刷テンプレートに登録する
一括出力の前提になるのが、印刷テンプレートです。AoiroADでは、サンプルExcelをダウンロードし、普段使っている様式のセルにフィールド値のプレースホルダー（{field_key} のような記述）を配置して、アップロードするだけで登録できます。様式そのものは変えなくてよいので、取引先に出している書式をそのまま使えます。
登録後は、レコードフォームの「Excel出力」「PDF出力（A4）」ボタンで、1件ずつ書式付きの帳票を出せるようになります。
一覧でチェックを入れて「選択をExcel出力」
印刷テンプレートが登録されているアプリでは、レコード一覧の各行の先頭にチェックボックスが表示されます。ヘッダーのチェックを入れれば、そのページ全件をまとめて選択できます。
- 一覧で出力したいレコードにチェックを入れる（検索・絞り込みで「今月分」だけに絞ってから全選択すると早い）
- 「選択をExcel出力（N件）」ボタンを押す（1件以上チェックすると有効になります）
- 表示されたモーダルで使う印刷テンプレートを選び、Excel出力を実行する
出力されるのは、1つのExcelブックの中に1レコード1シートという形のファイルです。テンプレートのシートが件数分複製され、レコードごとに値が埋め込まれるので、書式・結合セル・画像もレコードごとに独立して反映されます。ファイル名は「アプリ名_テンプレート名_N件_日時」の形式になるため、あとから探すときにも迷いません。
使う前に知っておきたい制限
- 出力できるのはExcelのみです（複数件のPDF出力には対応していません）
- 一度に出力できるのは50件までです
- チェックできるのは表示中のページ内のみで、ページをまたいだ選択はできません
50件を超える場合は、絞り込み条件を分けて数回に分けて出力します。PDFが必要な帳票は、レコードフォームからの1件ずつの出力を使い分けてください。
一覧の「CSVダウンロード」との使い分け
レコード一覧には「CSVダウンロード」もありますが、こちらは生データを取り出す機能です。集計や他システムへの取り込みにはCSV、取引先に渡す書式付きの帳票には印刷テンプレートの一括出力、と目的で選ぶと迷いません。
まとめ：月末の「1枚ずつ」から卒業しよう
印刷テンプレートを一度登録しておけば、月末の帳票づくりは「絞り込む→チェックする→出力する」の3手順になります。浮いた時間で、確認作業や取引先への連絡に集中できます。
まずはデモ環境を試してみてください。AoiroADのデモ環境はこちらです。
