受注が決まるたび、請求書の入力をもう一回やるんだよなぁ

決まった案件を、受注の画面でもう一回打ってるんだよなぁ

先週、営業の若手が青い顔で言ってきた。「受注アプリに入れたつもりだったのに、入ってませんでした」って。案件の管理表では「受注確定」にしてあるのに、受注の台帳には載っていない。それで出荷の段取りが一日遅れた。

悪いのは若手じゃないんだよなぁ。案件が決まったら、案件表の「受注」に切り替える。それから受注の画面を開いて、顧客名も品名も金額も納期も、同じ内容を打ち直す。この二度手間のどこかで抜けるのは、ほぼ仕組みの問題だと思う。

二度打ちが起きるたびに、地味に困ること

• 案件表と受注台帳で、金額や納期が微妙にずれる
• 入力した「つもり」で、受注台帳への登録が漏れる
• 請求の段階でもう一回打つから、三度手間になる
• 誰がいつ転記したのか、あとから追えない

「決めた」ボタンひとつで次の台帳ができたらなぁ

案件表で「受注確定」を選んで保存したら、受注台帳に同じ内容の行がひとつできている。そういうのでいいんだよ。顧客名、品名、金額、納期。転記は機械に任せたい。

さらに言えば、受注が確定したら請求の台帳にも行ができて、案件から請求まで一本でつながっててほしい。で、二重に作られたらそれはそれで困るから、何度保存しても一回きりにしてほしい。

まとめ

現場の「あったらいいな」は、だいたい入力のやり直しをなくしたいという話に行き着く。決まったことは、一回入れたら全部に回ってほしい。それだけなんだよなぁ。

（こうしたらできるかも☆）

AoiroADの「アプリアクション」フィールドで実現できます。案件アプリに、選択肢（No側／Yes側の文言は自由に設定可）を持つアプリアクションを追加し、遷移先の受注アプリと「どのフィールドの値をどのフィールドへコピーするか」を設定します。Yes側（たとえば「受注確定」）で初めて決定（保存）したときだけ受注アプリに新規レコードが自動作成・自動保存されるので、すでにYes側の状態で再度保存しても重複しません。受注アプリにも同じアプリアクションを置けば、案件→受注→請求と複数アプリをまたいだ連鎖もできます。自動作成されたレコードには元レコードへのリンクも表示され、双方向にたどれます。まずはデモ環境で試してみてください。