受注表がまた消えた…Excel管理、もう限界なんだよなぁ
AoiroAD 運営事務局また受注表、誰かが上書きしてるよ…
「あれ、この案件の受注数、さっきまで50個だったよな…？」
月曜の朝、共有フォルダのExcelを開いた瞬間、背筋が凍った。数字が変わってる。しかも誰が触ったのか履歴も残ってない。慌てて事務のパートさんに聞いたら「え、私は触ってないですよ」って。じゃあ誰だよ。
正直、受注管理の表がExcelだったせいで、こういうヒヤッとする瞬間が月イチくらいで起きるんだよなぁ。ファイル名が「受注管理_最新_本当に最新_0625.xlsx」とか、もうカオスすぎて笑うしかない。
「最新版」ってどれだよ問題
共有サーバーに入ってるファイルが3つも4つもあって、どれが本物か分からなくなる。営業が現場で入力した数字と、事務所で更新した数字がズレてて、納品直前に発覚したときはマジで冷や汗かいた。あれは忘れられない。
しかも一人がファイルを開いてると、他の人は「読み取り専用」になっちゃうから、「今使ってるんで後にしてください」ってやり取りが日常茶飯事。そんなことに時間使ってる場合じゃないんだけどなぁ、こっちは。
おまけにパソコンが得意じゃない先輩がセルをうっかり消しちゃって、関数が全部エラーになったこともあったな。あのときは復元するのに半日潰れた。今思い出しても胃が痛い。
現場のみんなが困ってること、たぶんこれ
- ファイルのバージョン違いが多すぎて、どれが正しいか分からない
- 誰がいつ何を変更したのか、履歴が残らない
- 受注件数や金額の集計を、月末に手作業でまとめ直す羽目になる
- 外出先のスマホからだと、そもそも編集どころか開くのも一苦労
これ、うちの現場だけじゃなくて、たぶん同じような会社けっこう多いと思うんだよなぁ。飲み会でこの話したら、隣の部署の後輩も「うちも全く同じです」って苦笑いしてた。
こうだったらいいのになぁ、って思うこと
個人的には、受注データがクラウド上で一元管理されて、誰かが更新したらリアルタイムで全員の画面に反映される、みたいな仕組みがあったら助かるなって思う。
あと、「誰がいつ何を変更したか」の履歴がちゃんと残ってて、承認が必要な変更は上長のOKが出るまで確定しない、みたいな流れになってたら、あの上書き事件も起きなかったんじゃないかな。
集計もグラフとかで自動的に出してくれたら、月末にExcelと睨めっこする時間、丸ごと無くなる気がする。そういうの、誰か作ってくれてないかなぁ。
とりあえず、ちょっと調べてみるか
まあ愚痴っててもしょうがないし、今度の休憩時間にでも、クラウドで受注管理できるサービスとかないか調べてみようかな。同じような悩み抱えてる人、絶対いると思うんだよなぁ。
