稟議書の判子リレー、誰の机で止まってるか毎回わからないんだよなぁ

また判子探しから一日が始まるのか

朝イチでコーヒー飲みながら、机の上に積まれた稟議書の束を見て「はぁ...」ってため息出るんだよな。新しい検査機を1台入れたいってだけの話なのに、部長・工場長・経理部長って3人の判子が揃わないと前に進まない。で、その1枚が今どこの机で止まってるのか、正直誰も把握してないんだよ。

「あの書類、今どこ？」が口癖になってる

総務のねえちゃんに「あの稟議、通った？」って聞いても「さあ...回覧フォルダと一緒に回ってるはずですけど」しか返ってこない。結局自分の足で各部署を回って「すみません、あの書類ってそちらにありますか」って聞いて回るのが、もう月イチの恒例行事になってるんだよな。これ、マジで時間の無駄だと思わない？

• 判子を押した本人しか「見た」という証拠が残らない
• 出張や外出が多い人のところで必ず1〜2日は止まる
• 差し戻しのコメントは付箋か口頭だから、あとで誰が何て言ってたか忘れる
• 結局「念のため」って紙のコピーを各自が保管するから、同じ書類が3か所に散らばる

出張中の部長を待つだけの1日

先週なんて、工場長が出張で3日不在ってだけで稟議が丸っと止まったんだよな。急ぎの発注だったのに、戻ってくるまで判子押せる人がいないから、みんな「まだですか」ってやきもきするだけの1日。誰が今どの段階まで見たのか、一覧でパッと分かればこんなに待たされずに済むのになぁって、正直何度も思ったよ。

経理と工場、順番でモメることもある

あるあるなんだけど、稟議書の判子の順番って部署によって暗黙のルールがあってさ。「先に工場長でしょ」「いや金額が絡むなら経理が先だろ」みたいな小競り合いが地味に起きるんだよな。紙だと「今この順番で回してます」っていう共通の状態が誰にも見えないから、結局現場判断でバラバラに回っちゃう。あとで「あれ、この順番で良かったんだっけ」って確認する手間まで発生するのがまた面倒でさ。

今日はこれくらいにしとくか

判子リレーが悪いってわけじゃないんだけど、「今どこで止まってて」「誰が何て言ったか」だけでも記録に残ってくれたら、こっちも走り回らずに済むんだけどな。まあ、愚痴っててもしょうがないし、今日はこれくらいにしとくか。

（こうしたらできるかも☆）

承認ワークフロー機能（フェーズ区切り＋確認〈複数人可〉）を使えば、稟議書を紙で回さなくても、誰がどの段階まで確認したか・コメントは何だったかを画面上で一覧管理できます。さらに印刷テンプレート管理のプレースホルダー機能（{field_2.approver}や{field_2.all_info}など）を使えば、確認者名・確認状態・コメントをExcelやPDFの決裁書フォーマットへ自動で埋め込んで出力できるので、社内稟議の「紙の記録を残す」文化はそのままに、判子探しで走り回る手間だけをなくせます。まずはデモ環境で試してみてください。