店舗日報、既読スルーされてる問題、地味にキツいんだよなぁ

また日報、既読スルーされてるよ…

おれ、タケシ。ある小売店で店長のサポートについて7年目になる。毎日閉店後に日報を書いてるんだけど、これがまあまあのボリュームなんだよな。売上の数字はもちろん、クレーム対応の内容とか、発注し忘れた商品とか、シフトの相談事とか…。書くだけならまだいいんだよ。問題はそのあとなんだよなぁ。

紙の日報だった頃は、店長のデスクに置いておくだけ。読んでくれたのかどうか分からない。既読も未読も見た目じゃ判別つかないから、「あの件、確認してもらえました?」ってわざわざ聞きに行かなきゃいけない。これ、地味にストレスなんだよなぁ。

「誰が見て、誰がまだなのか」が分からない問題

特に困るのが、店長が休みの日に別の社員がフォローに入ってるケース。日報を誰が確認して、誰がまだ見てないのか、紙やチャットのログだけじゃもう追えなくなる。クレーム対応の件とか、対応が遅れると洒落にならないパターンもあるし、シフトの相談事なんかは「言った言わない」にもなりかねない。

この前なんて、常連さんからのちょっとしたクレームを日報に書いたのに、店長が別店舗のヘルプに入ってて3日間気づかれなかったことがあった。結局その常連さん、次に来店したときに「この前の件、話通ってないんですか?」ってなって、めちゃくちゃ気まずい思いをした。あれ、地味に堪えたんだよなぁ。

• 提出したはずなのに反応がない
• 誰が確認済みで誰が未確認か分からない
• 店長不在時に承認が止まったまま
• 結局口頭で「あれ見た?」って確認しに行く二度手間
• 値引き承認みたいな急ぎの案件が埋もれて後回しになる

こういうの、「あったらいいな」じゃなくて、正直「ないと困る」レベルだと思わない?

あ、そうだ!

そういえば前に本部の人が導入検討してたAoiroADってやつ、日報アプリに承認ワークフロー機能ってのを付けられるらしいんだよな。フェーズごとに「承認」か「確認」かを指定できて、確認タイプなら複数人がそれぞれ独立して確認して、全員終わったら次のフェーズに自動で進む仕組みなんだって。画面には確認者ごとに「確認済み」「未確認」「拒否」がずらっと表示されるから、誰が見て誰がまだなのか一目瞭然になるらしい。これ、マジで助かるやつじゃん。

しかも日報を提出した瞬間に確認者へメール通知が飛んで、全員の確認が終わったらこっちにも完了の連絡が来る。72時間以上放置されてる分には催促メールまで自動で飛ぶらしくて、「見てもらえてるか不安…」ってなる時間そのものがなくなるんだよな。

それに値引き承認みたいな「1人が判断すればOK」な案件は、確認タイプじゃなくて承認タイプにしておけば、承認者が1人押すだけで次のフェーズに自動で進むらしい。案件の性質によって「みんなで確認」と「1人が承認」を使い分けられるのは、地味にちゃんとしてるなって思ったんだよな。

まとめ

紙やチャットのやり取りだと「出したはず」「見たはず」の水掛け論になりがちだけど、日報自体に承認・確認の流れが組み込まれてれば、誰が見て誰がまだなのかがはっきりする。地味だけど、現場としてはこれが一番ありがたいんだよなぁ。