また判子待ちか…稟議書が机で迷子になる問題、そろそろどうにかしたい

また判子待ちか、これ

タケシです。今日も朝イチで稟議書を持って部長のところに行ったら、「今日は外出だから」の一言。しょうがないから机の上に置いてきたけど、これ絶対忘れられるやつだよなぁ。

うちの会社、承認って未だに紙の稟議書をハンコリレーで回してるんだよね。担当→係長→課長→部長って順番に印鑑もらって、誰か一人が出張とか休みだと、そこで完全にストップ。書類が今どこにあるのか、誰も把握してない。

「今どこ?」って聞かれても答えられない

先週なんて、経理から「あの発注の稟議、まだ通ってないんですけど」って言われて、慌てて探し回ったら課長の引き出しの奥で3日間放置されてた。課長も「え、そんなの来てた?」って顔してたし、誰も悪くないんだけど、誰のせいでもないまま書類だけが迷子になる。これ、うちだけじゃないと思うんだよなぁ。

あと地味にきついのが、リモートで働いてる人がいる日。ハンコって物理的にそこにいないと押せないから、在宅勤務の日は承認が完全に止まる。「明日出社したら押します」で平気で2日くらい溶ける。稟議一枚のためにみんなのスケジュールが振り回されてる気がしてならない。

紙の承認、地味にこんなに困る

• 今どこで止まってるか誰も分からない
• 担当者が休み・出張だと即ストップ
• 「確認だけ」なのか「承認」なのか、ハンコだと区別がつかない
• 催促するにも、まず書類のありかを探すところから

あったらいいなと思うこと

これ、パソコンとかスマホでポチッと承認できたらどれだけ楽か。誰が今承認待ちで止めてるのかも一目で分かって、催促のメールとか要らなくなりそうだし。あと「確認だけしてほしい」ってときと「ちゃんと承認してほしい」ってときが今は同じハンコで区別つかないのも地味に不便。そのへんも分けられたら最高なんだけどな。

（こうしたらできるかも☆）

承認ワークフロー機能（フェーズシステム、承認・確認タイプ）を使えば、申請から承認までの流れをオンラインで可視化して、今誰の手元で止まっているかもひと目で分かるようになります。「確認」と「承認」を別のタイプとして設定できるので、タケシさんが感じていたモヤモヤも解消できそうです。まずはデモ環境で試してみてください。