確定した記録を勝手に書き換えさせない｜AoiroADの変更可能設定

実績登録や売上登録のデータが、あとから誰かの手で書き換えられていた。月末の集計が合わず、調べてみたら確定済みの数字が変わっていた。こんな経験はないでしょうか。

Excelでは、保存した記録も誰でも上書きできてしまいます。AoiroADには、これを防ぐ「変更可能」の設定があります。

書き換えたい記録と、書き換えたくない記録は別物

業務で扱うデータには、2種類あります。

• 後から更新したいデータ：顧客の連絡先、取引先の担当者、商品の情報など
• 確定したら動かしたくないデータ：作業の実績、売上、受注確定の記録など

前者は最新の状態に保つことに意味があり、後者は記録した時点の内容が残ることに意味があります。この2つを同じ扱いにすると、どちらかで困ります。

アプリごとに「変更可能」を選ぶ

AoiroADでは、アプリを作るときにアプリ名入力欄の下にある「変更可能（レコードを後から編集できるようにする）」チェックボックスで、この扱いを決めます。

変更不可（チェックなし）

こちらがデフォルトです。確定済みのレコードは読み取り専用になります。実績登録や売上登録のように、書き換えたくないアプリに向いています。

変更可能（チェックあり）

確定済みのレコードでも、一覧の「✎ 変更」ボタンから編集フォームを開けます。顧客管理や得意先管理のように、後から更新するアプリで使います。

迷ったときの判断基準

顧客管理や商品マスタのように、後から情報を更新するアプリはチェックを入れます。実績登録や受注確定のように、確定後は書き換えたくないアプリはチェックを外したままにします。

たとえば工場の作業実績なら、記録した時点の内容が正であってほしいので変更不可です。一方、同じ工場の取引先リストは電話番号や担当者が変わるので、変更可能にしておきます。

承認ワークフローのあるアプリは変更不可に固定される

承認・確認のフェーズ区切りを入れたアプリは、変更不可に固定されます。区切りをキャンバスに追加した瞬間に、チェックボックスは自動でグレーアウトして操作できなくなります。承認済みの申請を後から書き換えられては、承認した意味がなくなるためです。

区切りを削除すれば、チェックボックスは自動で有効に戻ります。

変更不可でも、承認の途中なら修正できる

変更不可のアプリでも、フェーズが進行中で未完了のレコードには「✎ 修正」ボタンが表示されます。入力ミスに気づいたら、確定する前に直せます。確定したあとは読み取り専用になる、という切り分けです。

まとめ

「変更可能」の設定を使い分けると、更新したいデータは最新に保ち、確定した実績は書き換えられないようにできます。アプリを作るときは、このデータは後から変わるのか、変えたくないのかを最初に決めておくと迷いません。

まずはデモ環境を試してみてください。