月末の棚卸、在庫数がExcelと合わなくて夜までかかるんだよなぁ
AoiroAD 運営事務局どうも、タケシです。月末になると決まってやる作業があってさ。棚卸なんだよなぁ。
在庫のExcel、誰かが1か所直すと全部ズレる
うちの倉庫は、商品ごとに「いまの在庫数」をExcelの1セルに書いてる。入荷したら足して、出荷したら引く。それだけなんだけど、これが合わない。
- 出荷した人が引くのを忘れる
- 入荷した人が、足す前にファイルを閉じてしまう
- 二人が同時に開いて、後から保存したほうの数字だけが残る
月末に現物を数えると、なぜか数が違う。で、「誰がいつ触ったか」を追いかけるんだけど、セルには結果の数字しか残ってないから、原因が分からないんだよなぁ。
こうしたいんだよ
在庫の数字を直接書き換えるんじゃなくて、入庫と出庫を1件ずつ記録していく。現在庫は、その記録を足し引きして自動で出る。これなら「誰がいつ何個入れたか」が全部残るし、数字が勝手に消えることもない。……こうできたらいいなぁ、と思ってたわけ。
あ、そうだ！これ、AoiroADでできるらしい
AoiroADの仕様書を見たら、入出庫管理アプリの作り方がそのまま載ってた。やり方はこんな感じ。
- まず「商品マスタ」アプリを作る（商品名、品番、安全在庫数）。商品を何件か登録しておく
- 次に「入出庫記録」アプリを作る。「商品」は関連レコード（参照）フィールドで商品マスタを指定する
- ドロップダウン「区分」の選択肢を「入庫(1)」「出庫(-1)」にする。末尾の(数字)は画面上は消えて、計算のときだけその数値として使われる
- 数値「数量」と、日付「日付」を足す。日付の初期値に{today}と入れれば、開いた瞬間に今日の日付が入る
- 計算フィールド「入出庫数量」を作って、計算式を{区分} * {数量}にする。入庫ならプラス、出庫ならマイナスの数値になる
現在庫は「クロス集計ビュー」でひと目に
入力は入出庫記録に溜めていくだけ。現在庫を見るときは、ハンバーガーメニューの「クロスアプリ集計ビュー」を使う。
- 行の単位に「商品マスタ」を選ぶ
- 商品マスタの「安全在庫数」を、列タイプ「最新値」で追加する
- 入出庫記録の「入出庫数量」を、列タイプ「合計」で追加する
これで商品ごとの現在庫数が1つの表にまとまる。ここ、ひとつだけ注意があるらしい。「数量」をそのまま合計すると、入庫も出庫もプラスで足されちゃう。だから必ず計算フィールドの「入出庫数量」を合計すること。ここは間違えないようにしたいところだよなぁ。
安全在庫を割ったら教えてほしい、も言ってみた
あと、欲を言えば、安全在庫を下回ったときに気づきたい。これも仕様書に答えがあった。ハンバーガーメニューの「自動通知設定」で、クロス集計ビューの現在庫数の列が商品マスタの安全在庫数を下回ったらメールで通知するルールを作れる。判定は1日1回だそうだ。リアルタイムではないけど、発注の判断には十分かなと思う。
まとめ
在庫の数字を「書き換える」のをやめて、「入れた・出した」を記録して足し引きする。それだけで、月末の「なんで合わないの？」はだいぶ減る気がするんだよなぁ。次の棚卸までに、まず商品マスタだけでも作ってみようかな。
（こうしたらできるかも☆）
商品マスタ・入出庫記録の2アプリ、計算フィールド（{区分} * {数量}）、クロスアプリ集計ビュー（最新値と合計）、自動通知設定を組み合わせれば、現在庫数の自動計算と安全在庫割れの通知まで実現できます。通知は1日1回の判定です。まずはデモ環境で試してみてください。
