交通費精算の承認待ち、どこで止まってる？テンプレで解決
AoiroAD 運営事務局月末になると、営業や現場から交通費の精算書が事務に集まってきます。紙やExcelで出された申請を確認し、承認者の机に回し、戻ってきたら経理に渡す。この流れのどこで止まっているのかが分からず、「あの申請、今どこにあるんですか」と聞かれて探し回った経験はありませんか。
この記事では、交通費精算のような申請業務を、AoiroADのテンプレートと承認ワークフローで置き換える進め方を紹介します。
申請業務が止まる原因は「居場所が見えない」こと
交通費、休暇、出張といった申請業務は、内容そのものは単純です。それでも手間がかかるのは、次のような理由からです。
- 申請書が紙やメール添付でバラバラに届き、事務が転記している
- 承認者が出張や外出で不在だと、机の上で止まったままになる
- 差し戻しの連絡が口頭やメモで、直したかどうかが追えない
- 締め日に「出したはず」「受け取っていない」の食い違いが起きる
どれも、申請が今どの段階にあるかを誰も見られないことが根本にあります。
ゼロから作らず、アプリストアの「交通費申請」から始める
AoiroADのアプリストアには、日報や顧客リストなどと並んで、「交通費申請」「休暇申請」「出張申請」のテンプレートが用意されています。分類は「申請・ワークフロー」です。
手順は、アプリストアで「交通費申請」の「このテンプレートで作成」を押し、アプリ名を入力するだけです。項目を変えたいときは、作成後にアプリ作成画面（ビルダー）で調整できます。会社ごとの精算ルールに合わせて、必要な項目だけ足したり減らしたりする使い方が現実的です。
ゼロから項目を考えると、それだけで1週間止まりがちです。雛形から始めれば、その時間を運用ルールの検討に使えます。
承認ワークフローで「今どこ」が一覧で分かる
申請アプリに承認の流れを組み込むのが、AoiroADの承認ワークフロー（フェーズ機能）です。
承認者が決まり、メールで知らせる
承認フェーズでは、承認者が1人承認すると次のフェーズへ自動で進みます。承認者にはメールで通知が届き、作成者には完了メールが届く。机の上で書類が止まる状況は減らせるはずです。
入力途中の一覧で状況を確認できる
レコード一覧の「入力途中の一覧」では、まだ最終確定していない申請がカード形式で並びます。各カードには「承認待ち（承認者名さん）」といった状態が表示されます。事務担当が書類を探し回らなくても、止まっている申請とその待ち先は一目で分かる。
差し戻しも記録に残る
金額や経路に誤りがあれば、承認者が拒否して差し戻せます。作成者は内容を直して再申請し、表示は「承認待ち」に戻ります。口頭のやり取りに頼らず、差し戻しの状態そのものが記録に残る。
運用で気をつけたいこと
- 承認フェーズを入れたアプリは、変更不可のアプリとして自動で固定されます。承認前の修正は、提出者本人が一覧の「修正」ボタンから行います
- 承認者は申請内容ごとの指定。休暇申請と出張申請など、申請の種類ごとにアプリを分けると運用が整理しやすくなります
- テンプレート自体は全テナント共通で編集できません。変えたいときは、テンプレートからアプリを作ったあとにそのアプリを変更します
まとめ
交通費精算のような申請業務は、アプリストアのテンプレートと承認ワークフローを組み合わせれば、紙の回覧を置き換えられます。申請の居場所が見えるようになるだけで、月末の問い合わせや探し物はかなり減ります。
まずはデモ環境を試してみてください。
