承認待ちの日報、机の上でずっと止まってるんだよなぁ

承認待ちの日報、机の上でずっと止まってるんだよなぁ

おれ、タケシ。現場の作業着のまま休憩室でこれ書いてる。さっきまた日報のことで嫌な思いしたんだよなぁ。「あの日報、承認した?」って聞かれて、「いや見てないっす」って言われて、こっちは3日前に提出したつもりでいたっていう。あるあるすぎて笑えない。

誰の机で止まってるのか、誰にも分からない

紙の日報だと、提出箱に入れた瞬間から「今どこにあるか」が完全にブラックボックスになるんだよなぁ。回覧板が机に埋もれてる説、印鑑押し忘れてそのまま棚に戻された説、いろいろ疑惑はあるけど確かめようがない。結局こっちが「すみません、あの件どうなりましたか」って聞きに行くところから始まる。催促するのも気まずいし、催促されるほうも「あ、忘れてた」ってなるし、誰も悪くないのに毎回モヤモヤする。

確認する人が複数いるともっとカオス

店舗日報とか安全確認とか、確認する人が2人3人になると輪をかけて大変。1人だけ確認して残り2人が放置されたまま1週間経ってる、みたいなこともザラ。「全員確認したかどうか」を毎回自分で数えて確認するの、正直バカにならない手間なんだよなぁ。

これ、何とかならないかなぁ

提出した瞬間に「今どのフェーズで止まってるか」が誰でもパッと見て分かって、確認した人・まだの人が一覧でパッと出て、全員終わったら自動で次に進んでくれる。そんな仕組みがあればなぁ、って休憩室でぼんやり考えてた。

まとめ

結局、紙とハンコと記憶力に頼ってる限り、この「誰の机で止まってるか分からない問題」はずっとついて回るんだと思う。誰かが「見える化」してくれたら、こっちも催促する気まずさから解放されるんだけどなぁ。

（こうしたらできるかも☆）

その悩み、AoiroADの承認ワークフロー機能（フェーズ区切り）でほぼそのまま解決できます。日報などのアプリにフェーズ区切りフィールドを設定すれば、提出後は「フェーズ2:承認待ち」「フェーズ3:確認待ち」のように進行状況が画面にそのまま表示され、確認タイプなら確認者ごとの状態（未確認・確認済み・拒否）も一覧で見えます。全員が確認し終えると自動で次のフェーズに進むので、誰かが手動でチェックして回る必要もありません。承認・確認のたびにメール通知も飛ぶので、催促しに行く気まずさもなくなります。まずはデモ環境で試してみてください。