承認おりた案件、受注リストにまた手打ちしてるんだよなぁって話

またこれか、と思った瞬間

作業着のポケットでスマホが震えて、見たら「案件が承認されました」の通知。よし通ったか、と思ったのも束の間、今度は受注管理の台帳を開いて、さっき承認画面で見たのと同じ内容をもう一度打ち込む。案件名、顧客名、金額。これ、毎回やってるんだよなぁ。

二重入力って、地味に効くんだよなぁ

ついさっき自分の目で確認した数字を、別の画面にもう一回入れるだけ。作業としては数分。でもこれが1日に何件も積み重なると、じわじわ効いてくる。しかもコピペが効かない画面だったりすると、もう指で覚えた顧客名をひたすら手打ちよ。

• 案件側と受注側で顧客名の表記がちょっとズレる（「株式会社」と「(株)」問題）
• 金額の桁をひとつ間違えて、あとで経理から電話がくる
• 「あの件、受注登録もう済んでたっけ？」って台帳をスクロールして探す時間

誰かが転記を忘れると、後ろが全部止まる

これがいちばん困るやつ。承認は下りてるのに、受注リストには載ってない。製造も出荷も「受注データがないと動けません」で止まる。で、結局「あの案件、進んでますよね？」って確認の電話合戦が始まる。承認したのに前に進んでない、っていう変な時間が生まれるんだよなぁ。

ほんとは、承認が終わった瞬間に受注もできててほしい

理想を言えば、承認ボタンが押された瞬間に、その内容がそのまま受注リストに1件追加されててほしい。人が転記しない。打ち間違いようがない。ついでに、受注が固まったら請求のほうにも自動で流れてくれたら、もう言うことないんだけどなぁ。あ、そうだ、そういうの、できる仕組みがあった気がする。

まとめ

二重入力って「ちょっとの手間」に見えて、実際はミスと、確認作業と、転記忘れを全部セットで連れてくる。承認と受注をひとつの線でつなげたら、現場の電話はだいぶ減ると思うんだよなぁ。

（こうしたらできるかも☆）

承認ワークフロー（フェーズ区切り）とアプリアクション機能を組み合わせれば、案件の承認フェーズが完了したあとに「受注確定」を選ぶだけで、案件名・顧客名・金額がそのまま受注アプリへ新規レコードとして自動作成・自動保存されます。案件の編集画面には自動作成された受注レコードへのリンクも表示されるので「登録済んだっけ？」問題も解消。さらに受注アプリ側にも同じアプリアクションを足せば、案件→受注→請求と3段以上をまたいだ自動連携チェーンも組めます。まずはデモ環境で試してみてください。