現場全員に業務アプリを配るコツ｜AoiroADの権限別メニュー設計

製造ラインや倉庫の現場では、正社員だけでなくパート・派遣の方まで含めて全員が実績や在庫を入力する場面が増えています。ところが「全員にアプリを配ると、設定画面を誤って触られてアプリ構成が崩れるのでは」という管理者の不安から、結局は一部の担当者しか使えていない――そんな話をよく聞きます。今回は、AoiroADのロール設定とハンバーガーメニューの権限別表示を使って、現場全員に安心してアプリを配る方法を紹介します。

「全員に配りたい」と「触られたくない」の板挟み

多能工化が進むと、その日の配置によって入力する人が変わります。全員がその場で記録できるのが理想ですが、アプリの作成・削除やテンプレートの編集といった管理機能まで誰でも触れる状態だと、ひとつの操作ミスで現場全体の記録が止まりかねません。かといって管理者が入力を代行していては、デジタル化した意味が薄れてしまいます。

AoiroADは「管理者」と「一般ユーザー」で見える画面が変わる

AoiroADのユーザーには2つのロールがあります。管理者（admin）はアプリの作成・編集・削除、ユーザー管理、テンプレート管理、グラフ管理まで行えるフル権限です。一方の一般ユーザー（user）にできるのは、アプリの使用――つまりレコードの入力・閲覧・編集・削除だけです。現場の入力担当者は一般ユーザーとして登録しておけば、記録は残せてもアプリの構造そのものには手を出せません。

一般ユーザーのメニューは必要な項目だけに絞られる

この違いは、画面のハンバーガーメニューにそのまま表れます。ロールによって表示される項目が自動的に切り替わるため、一般ユーザーには管理機能のメニューがそもそも見えません。

• 全ユーザーに表示：ダッシュボード、連携、集計、クロス集計、グラフ管理、アプリ表示設定、不具合報告、ヘルプ
• 管理者だけに表示：アプリストア、新規アプリ作成、CSVからアプリ作成、テンプレート管理、ユーザー管理、自動通知設定、ゴミ箱

一般ユーザーの画面には「新規アプリ作成」も「テンプレート管理」も並びません。押せるボタンがなければ、そもそも壊しようがない――これが、現場全員に配っても安心できる理由です。なお、申し込み時の担当者はオーナーとして扱われ、管理者であっても削除できないようになっているため、権限の要となるアカウントを誤って消してしまう心配もありません。

配るときの手間も小さい

人数が多いと登録作業も気になりますが、AoiroADはCSVファイルで複数ユーザーをまとめて登録できます。1行目を見出し行とし、2行目以降にメールアドレス・氏名・パスワード・ロールの順で並べた表を用意すれば、一般ユーザーを一括で追加できます。画面はPC・タブレット・スマートフォンに対応しているので、現場に置いてある端末がなんであっても、追加の準備なしにその場で入力を始められます。

まとめ

「全員に配りたいが、触られたくない」は、ロールとメニューの権限別表示で両立できます。一般ユーザーには入力と閲覧に必要なメニューだけを見せ、アプリの設計や運用の設定は管理者の手元に残す――この線引きがあるだけで、現場への展開はぐっと進めやすくなります。まずはデモ環境を試してみてください。

（こうしたらできるかも☆）

「このアプリはこの班だけに見せたい」とアプリ単位で閲覧範囲を分けたい場合は、アプリごとのアクセス権設定が使えます。アプリの作成者がそのアプリを「全員に公開」から「指定したユーザーのみ」に切り替えると、チェックを入れたユーザー（と作成者・オーナー・そのアプリの承認者）だけが閲覧・入力でき、ほかの人にはアプリ自体が一覧に出なくなります。設定手順はヘルプ「アプリごとのアクセス権設定」を参照してください。

なお、同じアプリの中で人によって「入力できる／閲覧だけ」を細かく分ける運用は、現状のロール（管理者／一般ユーザーの2種類）では未対応です。確定済みレコードの書き換えを防ぎたい場合は、アプリ側で「変更可能」フラグを外して変更不可アプリにすると、全員が読み取り専用になります。まずはデモ環境で試してみてください。