現場のサインを紙からデジタル化｜AoiroAD署名フィールド活用術

「サインください」の一言が、あとで事務所の手間になる

設備点検が終わったとき、荷物を納品したとき、工事が完了したとき。現場では「ここにサインをお願いします」と紙の帳票を差し出す場面がよくあります。その場は一瞬で終わりますが、問題はそのあとです。サインをもらった紙は現場カバンにたまり、事務所に持ち帰ってファイリングし、必要ならスキャンしてPDFにして……と、地味な作業がじわじわ積み重なっていきます。

• 紙がかさばり、案件が増えるほど保管スペースを圧迫する
• 「あの現場のサイン、もらったっけ？」を確認するのに書庫をあさることになる
• 持ち帰る前に雨で濡れたり、ほかの書類に紛れて紛失したりする
• 後日「サインした記録を見せて」と言われても、すぐに取り出せない

タブレットに直接サインしてもらう「署名」フィールド

AoiroADには、手書きのサインをその場で記録できる「署名」フィールドがあります。点検アプリや納品アプリの入力フォームに署名欄をひとつ用意しておけば、現場で相手にタブレットを渡し、指やスタイラスでサインしてもらうだけ。書いてもらったサインは、点検日や担当者、チェック結果といったほかの入力内容とまとめて1件のレコードとして保存されます。紙を一枚も使わずに、サインの取得が完了します。

一覧画面ではサムネイルでひと目で確認

記録した署名は、レコードの一覧画面でサムネイル表示されます。ずらりと並んだ点検記録を上から眺めるだけで、「この案件はサインあり」「こっちはまだ」がひと目で分かります。書庫をあさる代わりに、画面をスクロールするだけです。

ノーコードだから、いまの点検アプリにそのまま足せる

AoiroADはプログラミング不要で業務アプリを作れるサービスです。すでに使っている点検記録アプリや作業報告アプリがあるなら、フィールドの設計画面で「署名」をドラッグして置き、保存するだけで署名欄が増えます。さらに承認ワークフローと組み合わせれば「サインをもらう→上長が承認する」という流れを電子化でき、集計グラフ機能を使えば月ごとの点検件数もそのまま可視化できます。サインの回収から記録、集計までを一本の流れにまとめられます。

まとめ

現場でのサイン回収は、その場は一瞬でも、あとの保管・検索・提示でじわじわ工数を食います。「署名」フィールドを使えば、サインは最初からデジタルデータとしてレコードに残り、一覧のサムネイルでいつでも確認できます。紙の帳票を持ち歩く運用から抜け出す第一歩として、まずはデモ環境を試してみてください。

（こうしたらできるかも☆）

「サインをもらった帳票を、そのまま客先へPDFで渡したい」という願いには、印刷テンプレート管理とPDF出力（A4）機能が使えます。あらかじめExcelでテンプレートを作り、画像プレースホルダーを配置しておけば、レコードの内容を差し込んだA4サイズのPDFをボタンひとつで出力できます。署名データを帳票に載せられるかはテンプレートの作り込み次第ですが、点検結果とサインをまとめた1枚を用意する土台になります。まずはデモ環境で試してみてください。